Pautas clave para armar organigramas en una Pyme

En este sencillo artículo les describiré algunas pautas que deben considerar antes de sentarse a elaborar el organigrama de su Pyme, no es cuestión de tomar lápiz y papel y ponerse a escribir, hay que tomar ciertas consideraciones, las principales de ellas y más importantes las describiré aquí.

Ya les había comentado acerca de la importancia de los organigramas dentro de la empresa, justo la falta de estos es uno de los grandes problemas en la Pyme que se relaciona con la ausencia de una organización interna definida. No es culpa del propio empresario que esto suceda, por lo general es la falta de capacitación y apoyo por parte de las entidades gubernamentales que deben dictar la norma en estos temas y apoyar a estas empresas.

organigrama sinonimo de organizacionHace unos días veía el caso de una empresa pequeña, en mis funciones como Contador, y me atreví a recomendar la creación de algunas herramientas de gestión, entre ellas el organigrama, la respuesta me dejo perplejo, el dueño me respondió de manera curiosa: ¿Un organigrama, qué es eso?. Pensé en su empresa que tiene varios procesos productivos, más de 50 empleados y una buena cartera de clientes y me pareció curioso el asunto, así que decidí a comentarle por donde comenzar, que es lo que explicaré enseguida.

Lo primero que deben hacer para elaborar su organigrama es evaluar a sus trabajadores, esto quiere decir determinar en que tarea se desempeñan mejor. Esta tarea no es difícil, necesita como herramienta un test de evaluación de personal, nunca falta un amigo o colega por ahí que nos puede apoyar en ello o en todo caso contratar a un autónomo especilista para que nos ayude.

Cuando sabemos a ciencia cierta quien es quien en la empresa, procedemos a “dividir el trabajo”, para ello que mejor que el mismo dueño de la Pyme el que dicte que es lo que debe hacer. Elaborar en borrador una lista de funciones es lo mejor y luego con ayuda del especilista, organizarlas y enlazar con la adecuada a la persona que más se ajuste a cada una.

Una vez tengamos personas y funciones, procedemos a crear departamentos; estos no son más que las “areas funcionales”, en base a ellos se crearán las secciones; por ejemplo en el caso de una Pyme de fabricación de jmaquetas en papel, el “departamento de producción” puede tener después las secciones de diseño, diagramación, plantillado, fabricación y empacado.

Cuando ya tenemos todo lo anterior en borrador, es conveniente establecer las jerraquías, es importante saber quien depende de quien y por supuesto que departamento está por encima de otros en la cadena de mando. En un organigrama sencillo, la Gerencia General esta encima de todos, le seguirán las Gerencias de Producción, Personal, Logística, Ventas, etc., que gobiernan a sus respectivos departamentos y dentro de ellas estarán ubicadas las secciones o jefaturas.

Como último punto y una recomendación personal, es necesario que ustedes como dueños de su Pyme promuevan el intercambio y la competencia sana entre los departamentos. La competencia sana lleva al crecimiento, pero debe ser controlada y regulada para evitar trabas entre los departamentos; por otro lado el intercambio es útil para generar benchmark y retroalimentación dentro de la empresa, la cual es fundamental si queremos ser competitivos.