La importancia de la comunicación en la empresa

Se puede definir la comunicación como el proceso que permite el intercambio de información (mensaje) entre las personas. Tanto en las relaciones meramente personales como en las comerciales, la comunicación es un factor fundamental y sin su dominio es imposible aplicar una filosofía de Marketing en una empresa. Esta tiene que comunicarse cada vez más y mejor con el mercado, dando a conocer sus productos y servicios, al mismo tiempo que recupera la máxima información para averiguar las necesidades de los consumidores, sus gustos… Por otro lado, debe existir una corriente de comunicación en el interior de la empresa, con todos los departamentos de la misma y a todos los niveles. A pesar de la complejidad de la comunicación y de los elementos que la condicionan, con un conocimiento y análisis de sus interrelaciones se puede conseguir un cierto grado de control de la misma.

A medida que la empresa crece es a veces fácil pasar por alto la necesidad de comunicación en la misma entre los diversos departamentos, necesidad que se manifiesta tanto en la confección conjunta del plan anual de Marketing como en la ejecución del mismo. Las personas que trabajan en la empresa, sometidos a la actividad diaria, procederán en la práctica a omitir ciertas etapas del procedimiento y a tomar decisiones unilaterales; todo ello con el objetivo de cumplir con el empleo del tiempo asignado. Esto, a largo plazo, se convierte en situaciones de difícil salida y peligrosas para las Empresas.

Hay que tener muy presente que, por encima del deseo de que las cosas se hagan, no se puede olvidar que la comunicación y la coordinación son esenciales en el funcionamiento de cualquier empresa que se precie de serlo.

El departamento de Marketing tiene la obligación de conocer e interpretar lo que sucede en el mercado. Esta información es de suma importancia para el resto de los departamentos de la empresa (Producción, Contabilidad, etc.), pues ésta no puede operar sin su orientación. Por otra parte, la responsabilidad del departamento de Marketing en cuanto a la política de precios, márgenes y rentabilidad de la inversión, hace que sea necesario un flujo continuo de comunicación entre éstos y el departamento Económico Financiero. La planificación interdepartamental en la empresa exige:

- Precisar minuciosamente las responsabilidades en materia de comunicación.
- Prever y resolver rápidamente los problemas que surjan debido a la estrecha interdependencia de todos los departamentos de la empresa.
- Comunicar con exactitud los posibles problemas, soluciones e informaciones. Son diferentes las soluciones que se pueden adoptar para que la comunicación interna en la empresa sea una realidad, aunque éstas dependerán de los factores que afectan a cualquier organización empresarial.


El establecimiento de responsables o comités de coordinación suele ser una solución con resultados positivos, siempre que la responsabilidad no se diluya entre los miembros de los mismos y, como consecuencia, las decisiones se demoren. Cuando las Empresas pueden permitírselo y en función de su tamaño, nace la figura del responsable de producto o Jefe de Producto. Además de las responsabilidades propias de su puesto, el Jefe de Producto suele ser el responsable de informar, sobre todo lo referente a su actividad, a los restantes departamentos de la empresa.

También existen métodos más sofisticados propios de las grandes multinacionales.

Tan importante como lo dicho hasta ahora es que se mantenga bien informado al departamento de Marketing sobre los planes y las acciones de otros departamentos que afectan directa o indirectamente a su actividad.

En cuanto a la comunicación externa, es decir, de la empresa hacia el mercado, se puede realizar a través de cuatro actividades principales:

- La Publicidad que a través de diferentes medios (cine, publicidad directa, publicidad en el lugar de venta, prensa, radio, televisión, etc.) pretende:
- Ayudar en sus tareas a la fuerza de ventas.
- Dar a conocer productos o servicios.
- Comunicar un determinado mensaje.
- Crear una imagen de empresa.
- Etcétera.

Y, en definitiva, facilitar información para ayudar a vender más o conseguir la aceptación de una determinada idea.

- La Promoción de Ventas, que consiste en poner en conocimiento de los consumidores e intermediarios condiciones especiales en un momento determinado, según la oferta de una empresa.

- Las Relaciones Públicas, con el objetivo de crear un clima de confianza y de proximidad con el público, utilizando diferentes medios de información.

- Las Acciones de la Fuerza de Ventas, que aunque no son muy empleadas por las empresas, su efectividad, si el personal comercial está preparado y formado para ello, resulta altamente positiva. No hay que olvidar que los vendedores son las personas de la empresa que más cerca se encuentran de nuestros clientes y, por tanto, en comunicación continúa con los mismos.

Planificación significa determinar los objetivos, incentivos y mediciones, abarcando de esta manera tanto el modo de alcanzar los objetivos, como los medios para valorar el avance. Siguiendo a John M. Brion, podemos decir que los objetivos fundamentales de la planificación son:

Dirigir: Determinar los objetivos de la empresa, las metas a alcanzar, fijando el momento, las personas y las estrategias precisas.
Integrar: Integrar el conocimiento y la capacidad creadora de la Dirección para adoptar las mejores decisiones.
Integrar todos los objetivos, planes y acciones de modo que cada función, departamento y responsable actúe como miembro de un equipo unificado de trabajo hacia el logro de los objetivos de la empresa.
Comunicar: Proporcionar comunicación formal eficiente de toda la información pertinente para conseguir los objetivos a través de la organización, en sentido vertical desde el mercado y los departamentos, y en sentido horizontal a través de las funciones.

Controlar: Mantener todas las partes de la empresa dentro del camino señalado. Asegurar que todas las decisiones y acciones estén coordinadas, situadas en el tiempo y ejecutadas como se proyectó. Coordinar y controlar de un modo centralizado todos los costos de producción y ejecución. Instaurar un feed-back para conseguir un rendimiento futuro mejor.

Para conseguir los objetivos marcados por la política comercial el departamento de Marketing cuenta con instrumentos eficaces que se concretan en el MARKETING-MIX. Estos instrumentos son los siguientes:

- Producto
- Precio
- Distribución
- Servicio
- Comunicación: publicidad, promoción de ventas, fuerzas de ventas.