Análisis de Actividades en un sistema ABC y forma de implementación

Para efectuar un análisis de las actividades dentro de una empresa, hay que tener en cuenta que estas representan agrupaciones de acciones indivduales. Es importante tener en cuenta también el compromiso que debe asumir la gerencia para asumir el sistema para que éste tenga éxito y pueda ser desarrollado de forma eficaz. Por otro lado, existen maneras técnicas para identificar las actividades y una vez determinadas debemos determinar los inductores.

Para efectuar un análisis de las actividades dentro de una empresa, hay que tener en cuenta que estas representan agrupaciones de acciones indivduales; esto quiere decir por ejemplo que si yo deseo llevar a cabo un proceso, digamos “escribir un artículo”, este proceso tendrá una serie de actividades inmersas que llevan al producto final.

En principio habría que decir que toda la colectividad de la empresa se ve implicada en la determinación y análisis de las actividades. De ahi la gran importancia que tiene el compromiso de la gerencia para asumir el sistema para que éste tenga éxito y pueda ser desarrollado de forma eficaz. 

Tomando como modelo el ejemplo anterior podría decirse que las actividades serían dos principales: búsqueda de información y diagramación del artículo, como apoyo existen una seria de acciones, como por ejemplo digitación o edición visual, pero que no son actividades en si, sino acciones que apoyan a las actividades principales.

Ahora la pregunta es ¿Cómo identificar claramente estas actividades? ¿Cómo evitar confundir acciones con actividades?. La respuesta no es tan simple, pero implica adoptar uan serie de procedimientos que incluyen la aplicación de metodologías de información adecuadas y luego mediante un mapeo descartar las acciones irrelevantes y determinar las que son de apoyo, que para que se den una idea pueden ser suprimidas o absorvidas por otras.

Como mencioné, hay maneras técnicas de analizar las actividades, claro esta siempre partiendo de la información que podamos recoger o que tengamos a la mano. Una de estas formas es el análisis vertical, el cual permite analizar todas las actividades de cualquier jerarquía, bien sea en forma ascendente o descendente. 

Por otro lado también puede emplearse un análisis funcional, similar al anterior método, pero se diferencia de aquel en cuanto la segmentación se hace por funciones y hasta que no se acaba con el análisis exhaustivo de una función no se empieza con otra. 

Otra de las formas de llevar a cabo esta dura tarea es el análisis en base al proceso, el cual como su nombre nos sugiere, toma como medida fundamental y fuente de información a cada proceso de la empresa; sin embargo hay que tener en cuenta que para emplear este sistema primero deben identificarse los procesos, es más tedioso pero conlleva un resultado más amplio y exacto. La manera de analizar cada proceso y obtener información es utilizando herramientas de recogida de datos como por ejemplo las entrevistas, cuestionarios y por supuesto la información disponible.

Uno de los primeros resultados: el inductor

La relación de causalidad que se busca entre actividad y coste es lo que se conoce con el nombre de inductor de coste traducción aceptada hasta el momento del término “cost driver” en inglés. Digo causalidad porque un inductor debe representar eso, una relación de causa-efecto; por lo tanto el inductor es, lo que genera los costes, que no es lo mismo que unidad de obra, que sería aquello por lo que se mide la actividad y su variabilidad, permitiendo transferir el coste de la actividad al producto. 

Lo que ocurre con mucha frecuencia es que ambos conceptos se identifican en una misma cualidad. Por ejemplo, el inductor de la actividad “hacer pedidos” será el numero de pedidos, porque ésta es la magnitud causante de la actividad; pero en este caso, también se puede considerar como unidad de obra, porque del número de pedidos depende el mayor o menor coste de la actividad medida. 

La búsqueda de los inductores es una tarea fundamental, que, lógicamente, se realiza paralelamente a la identificación de las actividades. Su identificación no suele ser difícil, sólo se requiere una serie de entrevistas con los responsables de los centros de trabajo (departamento de producción, marketing, ventas, etc.). De las respuestas a las preguntas de la entrevista se determinarán los inductores, ya que con ciertas preguntas clave se puede determinar la cualidad de cada uno de ellos.

Por otro lado, lo que si es complicado, se relaciona con la cuantificación como unidad de obra, debido a que, si bien los sistemas de información cuantifican bien todo lo que está ligado al volumen de producción, no tienen en cuenta todo lo que son transacciones; este tipo de información se suele encontrar fuera de los datos comunes o disponibles en forma escrita; se encuentra más bien en el conocimiento de los encargados y jefes, ya que esta es la información que ellos emplean a diario para la gestión operativa y funcional de sus áreas de mando. 

A titulo de ejemplo puedo decir que un inductor podría ser “el pedido”, “la recepción”, “un registro contable”, “un lote de producción determinado” o la “orden de trabajo o fabricación” 

Forma de Implantación:

Para implementar el sistema ABC es conveniente observar las siguientes cuatro fases: 

Fase 1: Análisis y determinación de las actividades 

Fase 2: Investigación de los inductores de coste 

Fase 3: Determinación de las Agrupaciones de actividades 

Fase 4: Traslado del coste de las actividades al coste del producto. 

La fase 1 sirve para determinar, empleando los métodos de recolección antes mencionados (entrevistas, cuestionarios, encuesta, etc.), lo que cada centro de costo hace y la forma en que lo lleva a cabo; dicho de otra forma, lo que hacemos es identificar las actividades. 

En consecuencia, una vez hecho el “inventario” de tareas y agrupadas éstas según el concepto de actividad que hemos determinado conveniente para el tipo de empresa, se podría confeccionar, un cuadro de doble entrada o matriz en el que, en columnas, figuren los centros de costo (o de responsabilidad) y en las líneas, las actividades establecidas, debidamente valoradas. Otro método es confeccionar un “mapa de actividades” (también conocido como mapa estratégico), sistema que permite visualizar para cada área analizada las actividades en que se dividen las diferentes funciones desarrolladas. 

Una fase preliminar para poder hacer este mapa es la distribución de los costes de cada centro de costo entre sus actividades, de acuerdo con la información de que se disponga en Contabilidad y en el propio centro de costo. Aquí hay que tener cuidado, ya que si se tiene información insuficiente, podría crearse actividades innecesarias u omitir algunas. En tal caso sería más prudente, mientras no se pueda conseguir una información más precisa, considerar como tareas de una actividad más amplia aquellas actividades que precisaban de un reparto poco fiable

En un posteo posterior continuaré describiendo las fases, ya que esto va de largo y luego crearé un ejemplo práctico explicativo para que se puedan dar cuenta como funciona este procedimiento.

Créditos: imágenes y gráficos elaborados por el autor