¿Porqué es necesario elaborar el organigrama en una empresa?

Sea una pequeño emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepción necesitan algún tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como la visión, misión y valores es lo primero sin duda y lo más básico que orienta a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo también importante, sobre todo si tienes empleados, me refiero a los organigramas, justo este artículo sirve para darte una idea de porque deben elaborarlos.

Sea una pequeño emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepción necesitan algún tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visión y misión, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo también importante, sobre todo si tienes empleados, me refiero a los organigramas, los cuales pueden ser sencillos o muy complejos, dependiendo del tipo de empresa y la cantidad de procesos que se efectúe en la misma.

Un organigrama es como una “declaración de funciones”, en la cual se señala que debe hacer cada cual dentro de la organización, se debe exponer en lugar visible para que sea visto y discutido por todos los empleados, y siempre es supceptible a cambios y mejoras. Las modificaciones las dicta la experiencia y el trabajo diario e implican por lo general, cambios organizacionales profundos, ya que ningún departamento o sección de la empresa trabaja solo, depende de otros, justamente las líneas del organigrama señalan esa situación de dependencia o dominio.

Es muy frecuente encontrar en las pequeñas empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre todo los que recien ingresan, pasan dos o tres días adivinando cuales son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organización. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compañía tres documentos claves: las declaraciones estratégicas (visión, misión, valores y objetivos), el organigrama funcional de toda la empresa y del área donde va a desempeñarse y el Manual de Organización y Funciones.

He hablado en anteriores artículos sobre la ventaja competitiva, que hace única a una empresa entre un universo de compañías similares, pues el organigrama es parte de este proceso, ya que ese ordenamiento jerárquico que muestra y las funciones que señalan delimitan las actividades y permiten el ahorro de tiempos, movimientos y llevan en consecuencia al trabajo con efectividad, a obtener calidad y ahorro de “tiempo muerto”; que cada cual sepa que hacer es en realidad la clave para lograr el aprovechamiento máximo de la mano de obra sea esta profesional o técnica.

Claro está que el organigrama no va solo, se debe acompañar por el Manual de Organización y Funciones (MOF) que mencione líneas arriba, la necesidad de esto radica en que no podemos señalar en un pliego todo lo que cada departamento o sección debe hacer; es decir, el organigrama te muestra las funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones, mientras que el MOF, las funciones específicas de dichas generales e incluso los procedimientos más adecuados y eficientes.

Créditos: primer esquema hecho por el autor. Imagen 2 obtenida de Wikipedia, autor: Universidad Nacional de Colombia.